- Принимать и регистрировать входящую корреспонденцию в программе ОДО, в том числе посредством спецсвязи и в соответствии резолюцией руководителя Управления или его заместителей передавать документы на исполнение руководителям отделов; - производить прием электронной корреспонденции и в соответствии резолюцией руководителя Управления или его заместителей передавать документы на исполнение; - осуществлять сверку наличия документов и приложений поступившей корреспонденции; производить немедленную передачу документов с грифом «срочно» руководителю Управления или лицу его замещающему; - еженедельно (посредством электронной почты к 10 час.) доводить до сведения работников управления информацию по исполнительской дисциплине; - осуществлять контроль за соблюдением и своевременным рассмотрением и представлением ответов на обращения юридических и физических лиц; - ежедневно информировать руководство обо всех нарушениях сроков порядка рассмотрения обращений юридических и физических лиц; - вести журнал регистрации письменных обращений физических и юридических лиц; - осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в отделах; - вести номенклатуру дел управления. Ежегодно в декабре месяце составлять (уточнять) и вводить в действие с начала года единую (сводную) номенклатуру дел. В случае внесения изменений в структуру управления производить внесение изменений и дополнений в номенклатуру дел и в установленные сроки согласовывать с Управлением архивов и документацией по Костанайской области; - вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива; - вести журнал учета возврата писем; - осуществлять учет, выдачу и контроль за исполнением бланков строгой отчетности, предусмотренных приказом МГД РК №73 от 25.01.2001 г. и бланков строгой отчетности с Гербом Республики Казахстан, информирует руководство о фактах порчи, утери бланков строгой отчетности; - вести авансовую книгу по приему и выдаче конвертов, марок и почтовых уведомлений; - производить отправку подписанной руководителем управления и его заместителями исходящей корреспонденции по электронной почте и через почтовые отделения связи с проставлением суммы через франкировальную машину и авансовой книжке; - готовить и нести ответственность за качественное и своевременное составление реестра: а) по франкировальной машине (ежедневно); б) отправленных писем с уведомлениями, полученных марок, конвертов по авансовой книжке управления; - готовить и сдавать в ведомственный архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив; - обеспечивать сохранность проходящей служебной документации; - соблюдать трудовую и исполнительскую дисциплину, выполнять задания и поручения руководства управления и руководителя отдела; - соблюдать требования ст. 30 Налогового кодекса «Налоговая тайна»; - доводить до сведения руководства Управления или до правоохранительных органов об известных случаях коррупционных правонарушений.

Костанайская область, г. Костанай