Вакансия Офис-менеджер

2.1 Организует документооборот офиса, ведет деловую переписку.2.2 Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.2.3 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.2.4 Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующим работникам документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.2.5 На основе инструктивных документов вышестоящих органов разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.2.6 Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.2.7 Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.2.8 Вносит на рассмотрение директора Товарищества предложения по улучшению работы офиса и организации в целом.2.9 Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.2.10 Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.2.11 Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.2.12 Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).2.13 Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.2.14 Контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства.2.15 Ведет кадровый учет согласно законодательным актам РК2.16 Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.2.17 Оказывает методическую и практическую помощь работникам Товарищества в решении вопросов, по применению Трудового кодекса РК на практике.2.18 Выполняет служебные поручения руководства в пределах своей компетенции.2.19 Извещает немедленно вышестоящего руководителя о каждом несчастном случае и любой ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя и работников, или имеющей экстренный характер.2.20 Выполняет требования внутренних документов Товарищества в рамках должностных обязанностей.2.21 Обеспечивает сохранение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Товарищества, ставших доступными в процессе исполнения должностных обязанностей или иным путем. Выполняет требования инструкций по безопасности и охране труда, пожарной безопасности, охране окружающей среды.2.22 Не допускает в процессе работы нанесения имущественного вреда работодателю.

Атырауская область, г. Атырау