Данное слово имеет латинское происхождение. Его дословный перевод – начальник/заведующий архивом.

Другими словами, архивариус – это сотрудник специализированной организации, либо одного из отделов предприятия, отвечающий за сохранность старых документов и их оборотом.

В его работе очень важно хорошо знать родной язык, литературу, обществознание, историю, владеть азами библиотечного дела. А для этого необходимо получить специальное образование в вузе или колледже.

Особенности профессии

Данная специальность весьма востребована в Казахстане во многих сферах деятельности:

– в органах ЗАГС – хранение копий бланков о рождении, смерти, бракосочетаниях, разводах, смене имён и фамилий;

– в музеях – систематизация экспонатов по историческим периодам, разновидностям, подразделам и разделам;

– в учебных заведениях – учёт обучающихся и выпускников, хранение копий выданных дипломов, приказов руководства;

– в медицине – организация картотеки пациентов, хранение историй о болезни каждого из них, а также научных исследований, ведущихся в специализированных НИИ.

Архивариус может составить археологическое древо семьи, привести в порядок унаследованный архив, разобраться в самых, казалось бы, безнадёжных кипах документов.

Чтобы организовать архивное дело должным образом важно:

– знание порядка в делопроизводстве и основ законодательства;

– умение правильно оформлять и должным образом хранить деловые документы;

– точность в ведении отчётности.

Основные обязанности
В настоящее время архивная работа опирается главным образом на электронный документооборот. Но материалы, относящиеся к наиболее важным, всё же предпочитают хранить в архивах в распечатанном виде.

Архивариус должен:

– своевременно учесть и систематизировать каждый входящий документ;

– обеспечить их хранение согласно правилам и в надлежащих условиях;

– точно фиксировать все исходящие и поступившие в организацию документы;

– делать их описание в учётных базах;

– знать нужные шифры и маркировки;

– правильно писать справки;

– заниматься систематизацией материалов и размещением их на определённых стеллажах;

– участвовать в комиссионных списаниях и выполнять решения об уничтожении устаревших бумаг.

Требования современности

Несмотря на кажущуюся простоту, работать архивариусом довольно сложно. Избежать серьёзных ошибок поможет:

– опыт и глубокое знание архивной работы;

– уверенное пользование персональным компьютером (работа с word, exel, умение вести электронный документооборот);

– навыки обращения с факсом, принтером, сканером, копировальным аппаратом;

– быстрота обработки больших объёмов информации;

– грамотность речи и письма.