Бұл сөз латын тілінен шыққан. Оның сөзбе-сөз аудармасы – мұрағат бастығы/басшысы.

Басқаша айтқанда, мұрағатшы – ескі құжаттардың сақталуына және олардың айналымына жауапты мамандырылған ұйымның немесе кәсіпорын бөлімшелерінің бірінің қызметкері.

Оның еңбегінде ана тілі, әдебиет, қоғамтану, тарих пәндерін жақсы білу, кітапхана ісі негіздерін меңгеру өте маңызды. Ал ол үшін университетте немесе колледжде арнайы білім алу керек.

Мамандық ерекшеліктері

Бұл мамандық Қазақстанда қызметтің көптеген салаларында жоғары сұранысқа ие:

— АХАЖ бөлімінде – туу, қайтыс болу, неке қию, некені бұзу, атын және тегін өзгерту туралы көшірмелерді сақтау;

— мұражайларда – экспонаттарды тарихи кезеңдер, сорттар, бөлімшелер мен бөлімдер бойынша жүйелеу;

— оқу орындарында – студенттер мен бітірушілердің есебін жүргізу, берілген дипломдардың, басшылық бұйрықтарының көшірмелерін сақтау;

— медицинада — науқастардың файлын ұйымдастыру, олардың әрқайсысының ауру тарихын сақтау, сонымен қатар арнайы ғылыми-зерттеу институттарында жүргізілетін ғылыми зерттеулер.

Мұрағатшы отбасының археологиялық ағашын құрастыра алады, мұраға қалдырылған мұрағатты ретке келтіре алады, ең үмітсіз болып көрінетін құжаттар үйінділерін сұрыптай алады.

Мұрағаттауды дұрыс ұйымдастыру үшін мыналар маңызды:

— іс жүргізудегі тәртіпті және заңнама негіздерін білу;

– қызметтік құжаттарды дұрыс ресімдеу және дұрыс сақтай білу;

— есеп берудегі нақтылық.

Негізгі міндеттер

Қазіргі уақытта мұрағат ісі негізінен электронды құжат айналымына сүйенеді. Бірақ ең маңыздыларына қатысты материалдар бұрынғысынша мұрағаттарда баспа түрінде сақталғаны жөн.

Мұрағатшы міндетті:

– әрбір кіріс құжатты уақытылы есепке алу және жүйелеу;

– олардың ережелерге сәйкес және тиісті жағдайларда сақталуын қамтамасыз ету;

— Ұйымға барлық шығыс және қабылданған құжаттарды дұрыс жазу;

— бухгалтерлік есеп негіздерінде олардың сипаттамасын жасау;

— қажетті кодтар мен белгілерді білу;

— сілтемелерді дұрыс жазу;

— материалдарды ретке келтіру және оларды белгілі бір сөрелерге орналастыру;

– комиссиялық есептен шығаруға қатысу және ескірген қағаздарды жою туралы шешімдерді орындау.

Қазіргі заман талаптары

Көрінетін қарапайымдылығына қарамастан, мұрағатшы болып жұмыс істеу өте қиын. Күрделі қателерді болдырмауға көмектеседі:

– мұрағат ісінің тәжірибесі мен терең білімі;

— дербес компьютерді сенімді пайдалану (word, exel бағдарламаларымен жұмыс істеу, электрондық құжат айналымын жүргізу мүмкіндігі);

— факспен, принтермен, сканермен, көшіргішпен жұмыс істеу дағдылары;

— ақпараттың үлкен көлемін өңдеу жылдамдығы;

— сөйлеу және жазу сауаттылығы.