Вакансия: Офис-менеджер

Офис-менеджер играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы компании. Основная задача заключается в:

• Обеспечении бесперебойной административной деятельности.
• Ведении документооборота.
• Организации взаимодействия с клиентами, поставщиками и государственными органами.

Основные обязанности офис-менеджера:

• Документооборот:
  • Прием, регистрация и хранение входящей и исходящей корреспонденции.
  • Подготовка писем, коммерческих предложений, запросов и уведомлений.
  • Ведение реестра договоров и дополнительных соглашений.
  • Контроль своевременного подписания документов от контрагентов.
  • Формирование и поддержание архива документов компании.
• Работа с клиентами и поставщиками:
  • Прием телефонных звонков и электронной корреспонденции.
  • Деловая переписка с клиентами и поставщиками.
  • Запрос коммерческих предложений и прайс-листов.
  • Контроль получения счетов и закрывающих документов.
  • Организация отправки и получения документов через курьерские службы.
• Организация работы офиса:
  • Обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.
  • Контроль исправности офисной техники.
  • Организация приема посетителей.
  • Поддержание порядка в документации и рабочих помещениях.
  • Учет корпоративных телефонов и материальных ценностей офиса.

Дополнительные обязанности:

• Административная поддержка отдела продаж.
• Регистрация входящих запросов клиентов.
• Ведение реестра заявок клиентов.
• Подготовка проектов коммерческих предложений и тендерной документации.
• Контроль процесса согласования и подписания договоров.
• Подготовка отчетов по статусу заявок и поставок.
• Бронирование гостиниц и транспорт для командировок сотрудников.

Требования:

• Опыт работы: от 1 года до 3 лет.
• Тип занятости: Полная занятость.
• График работы: Полный день.

Данная позиция является ключевой для успешной работы компании, и офис-менеджер должен строго следовать внутренним регламентам и законодательству Республики Казахстан.