Вакансия: Офис-менеджер

Офис-менеджер компанияның тиімді жұмысын қамтамасыз етуде маңызды рөл атқарады. Негізгі міндеттері:

• Әкімшілік қызметтің үздіксіздігін қамтамасыз ету.
• Құжат айналымын жүргізу.
• Клиенттермен, жеткізушілермен және мемлекеттік органдармен өзара әрекетті ұйымдастыру.

Офис-менеджердің негізгі міндеттері:

• Құжат айналымы:
  • Кіріс және шығыс корреспонденциясын қабылдау, тіркеу және сақтау.
  • Хаттар, коммерциялық ұсыныстар, сұраныстар және хабарламаларды дайындау.
  • Келісім-шарттар мен қосымша келісімдер реестрін жүргізу.
  • Контрагенттерден құжаттардың уақтылы қол қойылуын бақылау.
  • Компанияның құжаттарының архивін қалыптастыру және қолдау.
• Клиенттермен және жеткізушілерімен жұмыс:
  • Телефон қоңырауларын және электрондық корреспонденцияны қабылдау.
  • Клиенттермен және жеткізушілермен іскерлік хат алмасу.
  • Коммерциялық ұсыныстар мен бағалық тізімдерді сұрау.
  • Шоттар мен жабатын құжаттарды алу процесін бақылау.
  • Курьерлік қызметтер арқылы құжаттарды жіберу және алу ұйымдастыру.
• Офис жұмысының ұйымдастырылуы:
  • Офисті канцелярлық тауарлармен және шығын материалдарымен қамтамасыз ету.
  • Офис техникасының жұмыс жағдайын бақылау.
  • Келушілерді қабылдау ұйымдастыру.
  • Құжаттама мен жұмыс орындарындағы тәртіпті сақтау.
  • Корпоративтік телефондар мен офистің материалдық құндылықтарын есепке алу.

Қосымша міндеттер:

• Сатылым бөлімін әкімшілік қолдау.
• Клиенттердің кіріс сұраныстарын тіркеу.
• Клиенттердің өтінімдер реестрін жүргізу.
• Коммерциялық ұсыныстар және тендерлік құжаттама жобаларын дайындау.
• Келісім-шарттарды келісу және қол қою процесін бақылау.
• Өтінімдер мен жеткізілімнің күйі бойынша есептер дайындау.
• Қызметкерлердің іссапарлары үшін қонақ үйлер мен көлік брондау.

Талаптар:

• Жұмыс тәжірибесі: 1 жылдан 3 жылға дейін.
• Жұмыс түрі: Толық занятость.
• Жұмыс уақыты: толық күн.

Бұл лауазым компанияның табысты жұмысы үшін маңызды, және офис-менеджер Қазақстан Республикасының ішкі регламенттерін және заңнамасын қатаң сақтау керек.