Вакансия: Делопроизводитель

Обязанности:

• Ведение регистрации документации:
• Регистрация исходящей и входящей корреспонденции в системе электронного документооборота (СЭД) согласно указаниям руководителя;
• Создание регистрационных карточек и формирование базы данных.
• Картотека учета документов:
• Учет прохождения документальных материалов;
• Выдача справок по зарегистрированным документам.
• Работа с документацией:
• Создание справочного аппарата для удобного поиска документов;
• Формирование дел согласно номенклатуре и обеспечение их сохранности;
• Передача документов в архив в установленные сроки.
• Подготовка заседаний и совещаний:
• Сбор материалов и оповещение участников;
• Ведение и оформление протоколов.
• Контроль документов:
• Проверка правильности оформления документов на подпись;
• Контроль за исполнением документов в установленные сроки;
• Информирование руководителя о результатах исполнения документов.
• Отчетность:
• Ежемесячное предоставление информации по документообороту акиму поселка;
• Мониторинг совещаний и протоколирование.
• Улучшение работы с документами:
• Разработка мероприятий по оптимизации процессов;
• Консультации по оформлению документов.
• Соблюдение норм:
• Использование баз данных только в служебных целях;
• Соблюдение внутреннего распорядка и охраны труда;
• Исполнение распоряжений акима поселка в рамках законодательства РК.

Место работы: Карагандинская область, г. Шахтинск, п. Шахан