Особенности работы

Данный работник находится в подчинении офис-менеджера или менеджера, занятого управлением персоналом. Постоянно находясь на связи, рецепшионист классифицирует поступившие вопросы согласно имеющемуся в компании штату. В зависимости от тематики требующей решения проблемы, запрос им переадресовывается ответственному лицу или в конкретный отдел. Граждане, пришедшие на личный приём, направляются к специалисту, владеющему всей необходимой информацией по заданной теме.

Таким образом, основной функцией данного работника является чёткое исполнение схемы маршрутизации письменных и устных обращений, поступивших на предприятие.

Другой важной задачей рецепшиониста считается наблюдение за безопасностью в офисе. Настоящий профессионал может моментально оценить причину нахождения в помещении организации того или иного лица и понять насколько это необходимо в данный момент.

Кроме всего прочего, сотрудник ресепшена должен постоянно вести журнал регистрации всех посетителей, как из числа работников, так и гостей. Все данные передаются непосредственному руководителю.

В современном мире невозможно представить рабочее место рецепшиониста без компьютера и мультимедийного оборудования. А значит соискатель должен в совершенстве владеть всей необходимой офисной техникой. Тем не менее, вряд ли можно говорить о подмене роботизацией личного общения с человеком.

Основные требования

При подборе кадров, работодатели, чаще всего, отдают предпочтение молодым женщинам не старше тридцати лет. В числе важнейших требований:

– внешняя миловидность;

– приятный тембр голоса без речевых дефектов;

– умение одеваться и держать себя.

Приветствуется знание иностранных языков, навыки делового этикета, техническая грамотность в обращении с оргтехникой, владение офисными компьютерными программами и стандартами делопроизводства.

Личные качества

Для успешного выполнения должностных обязанностей, кроме внешних данных, молодая сотрудница должна обладать:

– коммуникабельностью;

–исполнительностью;

–быть дипломатичной и внимательной;

–располагать к себе посетителей;

–не поддаваться стрессам;

–уметь гасить конфликт и находить правильный выход в самой сложный момент.

Специфика сфер деятельности

В современных условиях настоящие специалисты своего дела постоянно востребованы работодателями в самых разных отраслях экономики. Особо амбициозные и усердные сотрудники могут запросто занять должность офисного менеджера или администратора.

Должностные обязанности рецепшиониста полностью зависят от сферы деятельности компании.

Учреждения здравоохранения:

– заполнение личных данных пациента;

– препровождение его в комнату ожидания, либо в кабинет специалиста.

Салон красоты:

– выяснение причины обращения в предварительном телефонном разговоре;

– выбор подходящего стилиста;

– согласование удобного для клиента времени с графиком специалиста.

Производственные площадки:

– проверка пропусков и удостоверений;

– изучение информации по визитным карточкам посетителей;

– закрепление сопровождающего по нужному для визитёра маршруту.