Хатшының вакансиясы офис ішіндегі құжат айналымын ұйымдастыру және ақпаратты басқару бойынша маңызды міндеттерді орындауды талап етеді. Негізгі міндеттер келесілерді қамтиды:

• Құжаттарды дайындау және бақылау: ұйымның жұмыс істеуі үшін қажетті барлық құжаттардың дайындалуын, есепке алынуын, тіркелуін және орындалуын бақылауды қамтамасыз ету.
• Жиындарды ұйымдастыру: басшылықтың жиналыстарын дайындау, өткізу және хаттамаларын рәсімдеу, материалдарды жинау және қатысушыларды хабардар ету.
• Сақтау және архивтеу: номенклатураға сәйкес істерді қалыптастыру және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету. Белгіленген мерзімде құжаттар архивке тапсырылады.
• Корреспонденциямен жұмыс: кіріс корреспонденциясын қабылдау және құрылымдық бөлімшелер немесе орындаушылар арасында тарату.
• Ақпараттық қамтамасыз ету: маңызды ақпаратты басшылық пен қызметкерлерге дер кезінде жеткізу, соның ішінде қызметтік ақпаратты тіркеу және жіберу.
• Телефон қоңырауларын өңдеу: қоңырауларға жауап беру, ақпаратты тіркеу және басшылық үшін телефон келіссөздерін ұйымдастыру.
• Жеке істерді жүргізу: қызметкерлердің жеке істер архивін басқару және сақталу мерзімі аяқталған соң мемлекеттік тіркелу үшін құжаттарды дайындау.

Бұл вакансия Қостанай қаласындағы, Қостанай облысындағы ұйымдық құрылымның тиімді жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін маңызды болып табылады.