Современный офис любой бизнес-компании сложно представить без офис менеджера. Только ему под силу разобраться во всех тонкостях сложной офисной организации, чтобы своевременно направлять рабочий процесс в нужное русло.

Специфика профессии

Офис менеджер это именно тот специалист, который всегда держит руку на пульсе. Обеспечивая тесную связь руководителя с подчинёнными, он доводит до рабочего коллектива указания вышестоящего начальства, контактирует с посетителями, осуществляет контроль за перепиской, следит за обеспечением рабочих мест необходимыми канцтоварами, всегда на прямой связи с директором и его замами.

В отличие от секретаря, офис менеджер управляет и администрирует в целом офисное пространство посредством документооборота, а заодно формирует и распорядок дня начальства.

Как стать лучшим в своём деле

Объявления типа «Ищу работу офис менеджера» в наше время не редкость. И если в характере человека прочно уживаются коммуникабельность и ответственность, то вакансия офис менеджер – то, что надо.

Для руководства компании очень важно, чтобы менеджер в офис пришёл уже с наработанным профессиональным мастерством. Хотя встречается и работа офис менеджера без опыта, когда руководитель хочет изначально подстроить администрирование организации под свои требования.

В любом случае для соискателя важно:

– знать специфику офис менеджмента;

– уметь применить теорию на практике;

– владеть приёмами документооборота и правилами архивирования;

– быть уверенным пользователем ПК;

– исполнять обязанности администратора офиса;

– быстро, без ошибок печатать и составлять нужные документы;

– хорошо знать родной язык и обладать грамотной речью;

– не пренебрегать правилами делового этикета.

Обязанности офис менеджера

Исходя из того, что круг забот этого специалиста состоит из организации, информирования и администрирования, функционально трудовой фронт офис менеджер включает:

– подготовку к предстоящей работе: проверка исправности телефонов, компьютерной техники, наличие «расходников»;

– контроль за своевременной уборкой помещений офиса, освещением рабочих мест, вентиляцией, соблюдением температурного режима;

– заказ питьевой воды;

– закупку дезинфицирующих и моющих средств;

– решение рабочих моментов и задач;

– правильное распределение обязанностей между сотрудниками и анализ эффективности их труда;

– составление ежемесячной сметы расходов по содержанию офиса и контроль за её исполнением;

– учёт отработанного каждым сотрудником рабочего времени в специальном табеле;

– мониторинг трудовой дисциплины;

– организацию встреч и регистрацию посетителей, помощь им в решении проблемных вопросов.

Где получить образование

Данная профессия хоть и довольно молодая, но очень востребованная. В условиях рыночной экономики требуется офис менеджер и крупным фирмам, и небольшим предприятиям. К сожалению, пока ещё ни один вуз Казахстана не занялся обучением таких специалистов. Но зато без всяких проблем соответствующий диплом можно получить в профтехучилищах и колледжах. Желающие могут окончить курсы офис менеджера.

Требования работодателей к кандидатам на эту должность очень разнятся. Если для крупного бизнеса важно высшее образование соискателя, то для среднего и малого вполне достаточно среднеспециального.

Главное, на что обращает внимание любой руководитель – стаж работы, насколько претендент владеет компьютерными технологиями, знает ли языки для ведения переговоров с иностранными партнёрами.

Среднемесячный доход

Зарплата офис менеджера зависит от ряда факторов, в том числе места работы. В небольших компаниях офис менеджер обязанности выполняет те же, но заработок у его коллег в крупных фирмах будет значительно выше.

Большую роль в этом играет и действующая в офисе премиально-бонусная система. Ведь формально нормированный рабочий день в этой профессии, в реальности требует частых сверхурочных переработок. Ценя труд умелого профессионала, руководители иногда добавляют им стимулирующие выплаты к основному заработку.

В среднем в Казахстане офис менеджер зарабатывает в месяц 106 тыс. тенге, а разница зарплат колеблется от 80 до 140 тыс. тенге.